HAN: onderwijsovereenkomsten

Doel

Elk jaar worden er bij de HAN vele duizenden onderwijsovereenkomsten gemaakt tussen studenten en hun coaches voor de gemaakte onderwijskeuzes. Het opstellen, ondertekenen en archiveren van deze overeenkomsten gebeurde via MS Word en e-mail en kostte elk jaar enorm veel tijd. Daarom wilde de HAN dit proces op een gecentraliseerde manier vereenvoudigen, standaardiseren en professionaliseren.

Docfields oplossing

Docfield kon de HAN een passende oplossing bieden. Via ons platform worden sjablooncontracten aangemaakt zodat zowel de student als de coach slechts enkele ontbrekende gegevens hoeven in te vullen. Beide partijen kunnen de onderwijsovereenkomst direct via ons platform ondertekenen en downloaden. Dit zorgt ervoor dat het proces veel eenvoudiger is en de coach gemakkelijk overzicht kan houden over de voortgang van verschillende overeenkomsten en de huidige status ervan.

Om het proces nog makkelijker te maken, hebben we een API-integratie geïmplementeerd zodat alle belangrijke informatie van de studenten, coaches en trainingsinformatie automatisch beschikbaar is vanuit de interne HAN-systemen.

Waarom kiezen voor Docflow?

1. Houd altijd een overzicht van alle contracten

Het invullen, aanpassen en ondertekenen van een onderwijsovereenkomst kost veel tijd en je loopt het risico het overzicht te verliezen. Door Docflow de cycli van de onderwijsovereenkomsten te laten beheren, ben je voorzien van de juiste informatie, op het juiste moment en bij de juiste personen. Alle onderwijsovereenkomsten worden bijvoorbeeld op één plek geschreven en beheerd, zodat je tegelijkertijd het overzicht houdt over lopende projecten en vooruit kunt denken over de volgende stappen.

2. Schrijven, beoordelen, ondertekenen en publiceren: alles op één plek

Voor het opstellen van één contract worden vaak meerdere tools gebruikt, zoals Word, Google Drive en e-mail. Door Docflow te gebruiken kun je afscheid nemen van het grote aantal verschillende tools, omdat we werken vanuit één centrale omgeving die geïntegreerd is met Single Sign On oplossingen. Dit betekent dat je niet eens een account hoeft aan te maken bij Docflow! Schrijf onderwijsovereenkomsten direct in onze software en laat ze met één druk op de knop goedkeuren en ondertekenen. Ondertekenaars die geen gebruik maken van de software van Docfield - zoals studenten - kunnen ook moeiteloos worden uitgenodigd om de onderwijsovereenkomst te ondertekenen zonder een account aan te maken. De ondertekende onderwijsovereenkomsten kunnen worden gearchiveerd of gepubliceerd en zijn gemakkelijk leesbaar op elk apparaat.

3. Een beschermde kwaliteit en consistentie in documenten

Onbedoeld kunnen er snel fouten in overeenkomsten sluipen. Vooral als je met meerdere mensen aan verschillende versies van hetzelfde contract werkt. Dankzij de gekoppelde sjablonen van Docflow kun je het aantal onvoorziene fouten in overeenkomsten verminderen door de 'single source of truth'. De 'single source of truth' maakt het mogelijk om honderden overeenkomsten tegelijkertijd te bewerken met slechts één klik op de knop. Onze sjablonen zorgen ervoor dat de structuur, inhoud en opmaak consistent is in alle documenten en contracten. Je hoeft niet langer informatie te kopiëren en te plakken tussen verschillende sjablonen, want met Docflow kun je eenvoudig content exporteren en importeren tussen documenten binnen één omgeving.

Het is nu veel eenvoudiger om de overeenkomsten in te vullen, te ondertekenen en te archiveren, wat betekent dat de onderwijsovereenkomsten minder werk zijn.

^{- Carola Doumen | Projectleider flexibel deeltijdonderwijs & Leven Lang Ontwikkelen}

Aanwinsten

Dankzij de passende oplossingen van Docfield kan de HAN nu met één druk op de knop duizenden onderwijsovereenkomsten tegelijkertijd genereren. Zo kan de HAN haar studenten en coaches nu faciliteren met een gebruiksvriendelijke oplossing die centraal wordt beheerd. In samenwerking met Docfield heeft de HAN een grote efficiencyslag kunnen maken, die ook bijdraagt aan een betere kwaliteit van de afspraken en een betere ervaring voor de student.