Privacybeleid

Persoonlijke gegevens die we verwerken

Wij zijn Docfield, gevestigd aan de Singel 542, 1017 AZ Amsterdam, Nederland:

Ons nummer van de Kamer van Koophandel is 742 930 87;
Ons BTW-nummer is NL 859 841 406 B01;
Ons telefoonnummer is 020 244 38 11;
Ons algemene e-mailadres is hello@docfield.com.

Docfield verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam;
E-mailadres;
Informatie over uw activiteiten op onze website;
Gegevens over je surfgedrag op verschillende websites (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf deel uitmaakt van een advertentienetwerk);
Internetbrowser en apparaattype.

Speciale en/of gevoelige persoonsgegevens die we verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. We raden ouders daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via hello@docfield.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op welke basis we persoonlijke gegevens verwerken

Docfield verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze diensten uit te kunnen voeren
Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

Docfield analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Docfield neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Docfield) tussen zit.

Hoe lang we persoonlijke gegevens bewaren

Docfield bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor alle persoonsgegevens: maximaal 12 maanden.

Persoonlijke gegevens delen met derden

Docfield verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Docfield blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken die we gebruiken

Docfield gebruikt functionele, analytische en tracking cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat in de browser van uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen wanneer u deze website voor het eerst bezoekt.

Docfield gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Ook worden deze cookies gebruikt om de website goed te laten werken en te kunnen optimaliseren.

Daarnaast plaatsen we cookies die je surfgedrag bijhouden zodat we inhoud en advertenties op maat kunnen aanbieden. Bij je eerste bezoek aan onze website hebben we je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen verwijderen via de instellingen van uw browser.

Gegevens over online diensten die we namens onze klanten verwerken

Wanneer onze klanten gebruik maken van onze digitale diensten, ontvangen wij informatie van en namens hen. Deze informatie kan persoonlijk identificeerbare informatie bevatten, zoals demografische gegevens, contactinformatie, financiële gegevens en juridische gegevens (bijv. sofinummers, bedrijfsinformatie, contractuele overeenkomsten, handelsgeheimen, uitvindingen en andere gevoelige informatie die nodig is om juridische documenten te genereren). We verwerken deze gegevens alleen volgens de instructies van onze klanten. Voor dergelijke gegevens zijn onze klanten de "gegevensbeheerder" (volgens GDPR) of het "bedrijf" (volgens CCPA), en zij zijn verantwoordelijk voor de meeste aspecten van de verwerking van persoonlijke gegevens. Als u vragen of zorgen hebt over de manier waarop uw persoonlijke gegevens worden verwerkt binnen onze digitale diensten, inclusief hoe u uw rechten als onderwerp van deze gegevens kunt uitoefenen, neem dan rechtstreeks contact op met onze klant. Alle verzoeken om rechten die we ontvangen terwijl we optreden als gegevensverwerker, zullen we doorsturen naar de betreffende klant.

We kunnen ook informatie verzamelen over derden namens onze klanten. Onze klanten kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van onze diensten om informatie te verzamelen van een tegenpartij om het contract op te stellen. Wij gebruiken deze gegevens voornamelijk om onze diensten voor onze cliënten te verbeteren en te beheren. Als een derde persoon een Docfield-account bij ons aanmaakt, verwerken we zijn of haar persoonlijke gegevens volgens dit Privacybeleid.

Gegevens bekijken, wijzigen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Docfield en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar hello@docfield.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is om je privacy te beschermen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Docfield wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe we persoonlijke gegevens beschermen

Docfield neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via hello@docfield.com.

Docfield, gevestigd aan Singel 542, 1017 AZ, Amsterdam, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.